Saltar al contenido principal

Beak ELM — Gestión de Licencias Empresariales

Beak ELM es una plataforma de gestión de licencias empresariales que consolida todas las licencias de software SaaS y on-prem en un único inventario, realiza el seguimiento de contratos y renovaciones, supervisa el cumplimiento de derechos frente al consumo, y presenta recomendaciones de optimización para recuperar puestos no utilizados. Obtiene datos en tiempo real de la integración Microsoft 365 (M365Lite), el CMDB de BeakITSM, el inventario de software en endpoints de RMM y más de 100 conectores de proveedores, manteniendo el inventario actualizado sin intervención manual.

Capacidades Principales​

Inventario Centralizado de Licencias​

Cada licencia — suscripción SaaS, instalación perpetua o acuerdo de usuario nombrado — reside en un único License Inventory. Cada registro incluye proveedor, fuente de datos, recuentos de puestos asignados y activos, porcentaje de utilización, estado, indicador de cumplimiento, costo mensual por puesto y total. La importación/exportación en CSV y más de 100 conectores mantienen el inventario sincronizado sin necesidad de introducir datos manualmente.

Inventario de Software en Endpoints y Dispositivos​

El conector RMM (Gestión de Endpoints) — o una carga directa de exportación — alimenta un Endpoint Inventory a nivel de instalación: cada título de software en cada endpoint gestionado, clasificado por antigüedad de último uso en categorías de recuperación, con análisis detallados por aplicación, usuario y dispositivo. La página Devices muestra los detalles del sistema de endpoints que respaldan esas instalaciones.

Contratos y Seguimiento de Renovaciones​

El módulo Contracts realiza el seguimiento de cada acuerdo firmado — suscripción, acuerdo empresarial, perpetuo — con fechas de inicio, vencimiento y renovación, valor total y anual, condiciones de pago e indicador de renovación automática. La importación de formularios de pedido registra los acuerdos firmados sin necesidad de reingresar los términos, y las renovaciones próximas se presentan como alertas para que el área de compras no sea tomada por sorpresa.

Postura de Cumplimiento​

El Compliance Dashboard marca cada licencia como Compliant, Over Licensed o Under Licensed y genera un porcentaje de cumplimiento único por tenant. Una puntuación de riesgo por licencia impulsa la métrica Audit Readiness y la lista de alertas activas, de modo que la preparación para auditorías es continua en lugar de reactiva.

Optimización de Licencias​

La página License Optimization divide las recomendaciones por fuente de datos — una superficie de software en endpoints basada en contratos, optimización de suscripciones Microsoft 365 sincronizada desde M365Lite y optimización de puestos de Smartsheet. Los umbrales para licencias no utilizadas, usuarios inactivos, herramientas duplicadas, discrepancias de nivel y anomalías de crecimiento son configurables en Ajustes Globales.

Clasificación de Software y Ahorros​

Software Classification clasifica automáticamente cada título instalado único como de pago, gratuito o de código abierto, y asigna un precio de mercado en USD, convirtiendo el descubrimiento en bruto en un patrimonio valorado; la aprobación de un título genera un borrador de contrato para la empresa activa. El Savings Engine clasifica los ahorros de software instalado por valor anual ponderado por confianza, y Cost Optimization ejecuta diez modelos estadísticos disjuntos sobre el gasto de los conectores.

Gestión de Costos​

Cost Management agrupa los costos de licencias en gasto acumulado anual (YTD) / mensual (MTD), con vistas por Vendor, Category, Department y una banda de previsión. La tendencia de gasto en los meses recientes es visible desde la pestaña Overview del módulo de costos.

Alertas y Notificaciones​

Un motor de alertas basado en reglas supervisa licencias por vencer, brechas de cumplimiento, crecimiento del gasto, usuarios inactivos y baja utilización. Las alertas activas se etiquetan como critical, warning o info; los umbrales por regla son configurables desde la pestaña Settings. El Historial de Notificaciones registra cada entrega.

Informes y Exportaciones​

Trece paneles de informes — desde License Summary, Compliance Reporting y Vendor Spend hasta Claude Executive Brief, Device-Level Visibility y Executive Reporting — muestran KPIs visuales, gráficos y tablas exportables, con acceso por informe según el rol. El Centro de Informes en Ajustes Globales ofrece descargas adicionales de Excel bajo demanda.

Conectores e Integraciones​

110 conectores disponibles cubren proveedores SaaS (Adobe, Atlassian, AWS, Datadog, GitHub, HubSpot, Microsoft, Okta, Salesforce, Slack, Snowflake, Zoom), proveedores de IA (Anthropic, Azure OpenAI, Cohere, Google Gemini, Hugging Face, OpenAI) y categorías desde Identity & Security hasta HRIS. La integración con el CMDB obtiene CIs de software y datos de licencias de BeakITSM; la integración con Microsoft 365 importa suscripciones, asignaciones de usuarios y uso desde M365Lite; una conexión FinOps alimenta recomendaciones de costos.

Multi-Tenant y Multi-Empresa​

Un tenant puede alojar muchas empresas. El selector de empresa en la barra superior delimita cada página a una sola empresa; los administradores pueden gestionar tenants, empresas, usuarios, roles y SSO desde Global Settings. Los usuarios tienen acceso por empresa junto con su rol.

Estructura de Navegación​

Beak ELM organiza sus funciones en una única barra lateral izquierda con doce secciones.

MóduloDescripción
DashboardKPIs en tiempo real de fuentes conectadas — M365, inventario de endpoints, gasto por fuente
LicensesInventario de licencias con asignación, actividad, cumplimiento y costo mensual
Software CatalogCatálogo de productos de software instalados y aprobados
DevicesDetalles del sistema de endpoints desde RMM o importación
ContractsRegistro de contratos con fechas de renovación y valor anual
Usage AnalyticsUso de licencias, software en endpoints y Microsoft 365
CompliancePostura de cumplimiento, preparación para auditorías, alertas de licencias por vencer
OptimizationRecomendaciones de ahorro por fuente de datos
Cost ManagementGasto YTD / MTD, por proveedor / categoría / departamento, previsión
AlertsAlertas activas, reglas de alerta, historial de notificaciones, umbrales
ReportsNueve paneles de informes con exportación a Excel
Global SettingsConfiguración de plataforma, integraciones, IAM, marca

La vista de Endpoint Inventory a nivel de instalación se encuentra en Usage Analytics → Endpoint Software.

Modelo de Productividad​

Cada licencia en Beak ELM tiene seis dimensiones que impulsan todos los demás módulos:

  • Assigned — Número de puestos / instalaciones actualmente asignados a usuarios
  • Active — Número de puestos asignados con actividad reciente
  • Utilization — Active / Assigned expresado como porcentaje
  • Compliance — Compliant, Over Licensed o Under Licensed
  • Monthly Cost — Costo por puesto y costo mensual total calculados a partir del costo unitario × período de facturación
  • Status — Active, Expired o pendiente — determina si la licencia cuenta para el gasto activo

Compliance % en el panel de cumplimiento es un agregado ponderado de estos valores por licencia en todo el inventario activo.

Modelo de Datos​

ELM correlaciona la actividad entre estas entidades principales:

  • Licenses — Derechos de software adquiridos con tipo, métrica y ciclo de vida
  • Software Products — Catálogo de productos de proveedores/editores (SaaS, IaaS, On-Prem)
  • Endpoint Installs & Devices — Registros de instalación y los endpoints en los que residen, procedentes del descubrimiento RMM
  • Contracts — Acuerdos firmados que rigen una o más licencias
  • Vendors / Publishers — La organización proveedora (Microsoft, Adobe, Salesforce, etc.)
  • Users — Empleados que consumen puestos de licencia; obtenidos de Azure AD, M365 o de forma local
  • Departments — Agrupación organizacional para la distribución de uso y costos
  • Recommendations — Acciones de optimización con tipo, ahorro y estado
  • Alerts — Notificaciones basadas en reglas con severidad y estado de resolución
  • Connectors — Integraciones externas (APIs SaaS, CMDB, M365, RMM, FinOps) que alimentan datos
  • Tenants & Companies — Contenedor multi-tenant para el alcance del cliente con licencia

Primeros Pasos​

  1. Configurar la identidad del tenant — Establezca el nombre de la plataforma, el eslogan y la marca en Global Settings → Branding.
  2. Conectar fuentes de datos — Habilite las integraciones de CMDB, Microsoft 365 y FinOps, configure SSO / OAuth y configure Azure AD Sync para el aprovisionamiento de usuarios.
  3. Configurar conectores — Elija entre los 109 Conectores disponibles para datos de licencias y uso del lado del proveedor, incluido el conector RMM para el inventario de endpoints.
  4. Ajustar umbrales de optimización — Ajuste el porcentaje de licencias no utilizadas, los días de inactividad de usuarios, la superposición de duplicados y la utilización de niveles en Optimization Thresholds.
  5. Importar licencias y contratos — Use Import CSV en la página de Licenses, luego agregue Contracts (o Import Order Form) para vincular licencias a acuerdos.
  6. Cargar inventario de endpoints — Importe una exportación RMM en Endpoint Inventory y los detalles del dispositivo en Devices si el conector RMM aún no está configurado.
  7. Revisar cumplimiento y alertas — Ejecute Recalculate Compliance en Compliance y Run Alert Check en Alerts para ver las brechas iniciales.
  8. Implementar para usuarios — Agregue Users con acceso por empresa, asigne Roles y luego diríjalos al Dashboard y los Reports.

Métricas Clave​

MétricaValor
Conectores disponibles109
Umbral predeterminado de licencias no utilizadas10%
Días de inactividad de usuario predeterminados90
Superposición de duplicados predeterminada50%
Umbral de utilización de nivel predeterminado20%
Puntuación Jaccard de redundancia predeterminada0.7
Desviaciones estándar de anomalía de crecimiento predeterminadas2
Roles integradosTenant Admin, Tenant Viewer (+ roles personalizados)
BackendFastAPI + PostgreSQL
Versión de la plataforma1.0.0

Acceso y Derecho de Producto​

Beak ELM es un producto de la plataforma Beak — el acceso está regido por su identidad en Beak IAM (BEAKIAM). Al iniciar sesión a través del inicio de sesión unificado, su token lleva el conjunto de productos que su rol asignado otorga. Para abrir ELM, ese conjunto debe incluir el derecho de producto elm; de lo contrario, la solicitud es rechazada con 403 — Not entitled to product 'elm'.

  • Los derechos de producto provienen de la lista de productos de su rol en Beak IAM (consulte Roles y Permisos). Si recibe un error 403, solicite a un administrador del tenant que agregue el producto ELM a su rol.
  • Mientras un tenant aún utiliza tokens heredados (antes del cambio al paso por Keycloak), los tokens no contienen la reclamación products y la compuerta falla abierta — los inicios de sesión existentes no se ven afectados hasta que se habilite el paso por Keycloak.
  • Los operadores pueden deshabilitar la compuerta por entorno con REQUIRE_PRODUCT_ENTITLEMENT=false (valor predeterminado true). Esta es una salida de emergencia, no una configuración habitual.

Documentación​