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Optimización de Licencias

La página License Optimization es la superficie de ahorro de Beak ELM, dividida en pestañas por fuente de datos: Endpoint Software, Microsoft 365 y Smartsheet. Cada pestaña muestra recomendaciones de recuperación y ajuste de tamaño para su fuente, ajustadas por los umbrales en Optimization Thresholds.

Endpoint Software​

La pestaña predeterminada. Produce recomendaciones basadas en contratos y cumplimiento de licencias para software de endpoint marcado como licensed en una línea de contrato activa. El software sin licencia (código abierto) y el software de Microsoft quedan excluidos, por lo que la pestaña informa sobre el software por el que realmente paga: recuperar puestos sin usar, reducir licencias compradas pero no desplegadas, regularizar aplicaciones sobreimplementadas y realizar seguimiento del cumplimiento.

Los títulos llegan a esta pestaña a través de Software Classification — un título clasificado como de pago y aprobado se convierte en una línea de contrato que la pestaña puede medir.

Indicadores KPI​

  • Reclaimable savings — Por año, a partir de puestos instalados sin uso
  • Over-licensed savings — Por año, a partir de licencias compradas pero no desplegadas
  • Compliance exposure — Por año, para regularizar aplicaciones sobreimplementadas
  • Licensed apps — Títulos con licencia y no pertenecientes a Microsoft bajo un contrato activo

Tabla de Recomendaciones​

ColumnaDescripción
SoftwareTítulo al que aplica la recomendación
InstallsInstalaciones descubiertas en los endpoints
LicensedPuestos con licencia en la línea de contrato
Unit $/yrCosto unitario anual
In useInstalaciones con uso registrado
UnusedPuestos con licencia sin uso — el candidato para recuperación
Over-licensedPuestos con licencia más allá de lo desplegado
CompliancePosición de cumplimiento del título
RecommendationLa acción sugerida

Use el ícono de embudo en cada encabezado de columna para filtrar, y haga clic en un encabezado para ordenar. Refresh vuelve a ejecutar el cálculo; Export CSV y Download PDF exportan las recomendaciones siguiendo los filtros aplicados actualmente en pantalla.

Nota: La pestaña estará vacía hasta que el software de endpoint sea importado y clasificado en un contrato activo. Una tabla vacía con un Endpoint Inventory poblado generalmente indica que el problema es la clasificación o la vinculación al contrato, no el descubrimiento.

Microsoft 365​

Recomendaciones de optimización de licencias para suscripciones de Microsoft 365, sincronizadas desde el servicio M365Lite — puestos sin uso, usuarios inactivos y oportunidades de discrepancia de nivel en SKUs de M365.

La pestaña requiere que la integración de Microsoft 365 esté completamente configurada, incluido el SSO Signing Secret — configúrelo en Global Settings → Integrations → Microsoft 365 (M365Lite) y use el mismo valor en el lado de M365Lite. Hasta entonces, la pestaña muestra un aviso de configuración.

Smartsheet​

Optimización de puestos y uso para Smartsheet, impulsada por el conector de Smartsheet. La pestaña requiere que ese conector esté configurado para la empresa activa — hasta entonces muestra Smartsheet connector is not configured for this company. Los conectores tienen ámbito por empresa, por lo que debe configurarlo para cada empresa que desee que cubra la pestaña. Consulte Connectors.

Tipos de Recomendaciones​

El motor de optimización produce varias clases de recomendaciones, cada una ajustable desde Optimization Thresholds:

  • Unused License — Puestos con utilización por debajo del Unused License Threshold %
  • Inactive User — Cuenta de usuario sin actividad más allá de Inactive User Days
  • Tier Mismatch — Usuario asignado a un SKU de mayor costo del que justifica su uso (impulsado por Tier Utilization %)
  • Duplicate Tool — Múltiples herramientas que sirven la misma función (impulsado por Duplicate Overlap % y Redundancy Jaccard Score)
  • Growth Anomaly — Crecimiento repentino en el recuento de licencias por encima de Growth Anomaly Std Devs

Buenas Prácticas​

  • Clasifique y apruebe los títulos de pago en Software Classification antes de trabajar con la pestaña Endpoint Software — un patrimonio sin clasificar produce una tabla de recomendaciones vacía independientemente de cuánto inventario se haya importado.
  • Configure la integración de Microsoft 365 desde el principio — las suscripciones de M365 suelen ser la mayor oportunidad de optimización en el portafolio.
  • Ajuste los Optimization Thresholds según la tolerancia de su organización al desperdicio frente al ruido antes de actuar sobre la cola — los valores predeterminados son un punto de partida, no una política.
  • Trate Compliance exposure como el número urgente y Reclaimable savings como el planificado — el primero es dinero que puede adeudar en una auditoría, el segundo es dinero que puede elegir dejar de gastar.
  • Filtre antes de exportar: Export CSV y Download PDF siguen la vista en pantalla, por lo que una tabla filtrada proporciona una lista distribuible en lugar del patrimonio completo.

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