Contratos
La página Contracts es el registro de todos los acuerdos firmados que rigen una o más licencias. Cada fila recoge el número de contrato, proveedor, tipo, fechas de inicio / fin / renovación, valor anual y estado. Las fechas de renovación se integran en el motor de alertas como alertas de licencias próximas a vencer en las páginas Compliance y Alerts.
Filtros
- Búsqueda — Coincidencia de texto libre por nombre o número de contrato
- Filtros de columna — Un cuadro
Filter…bajo el encabezado de cada columna limita la tabla por los valores de esa columna
Los filtros se combinan: el cuadro de búsqueda y cualquier número de filtros de columna se aplican conjuntamente.
Columnas de la tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Contract | Nombre de visualización del acuerdo (p. ej. Salesforce Enterprise Agreement) |
| Number | Número de contrato del proveedor (p. ej. EA-2024-431) |
| Type | subscription o enterprise agreement |
| Status | active, expired o pendiente |
| Start | Fecha de inicio del contrato |
| End | Fecha de fin del contrato |
| Renewal | Fecha de renovación — activa la alerta de ventana de renovación |
| Annual Value | Valor anual del contrato en USD |
| Actions | Editar (lápiz), Duplicar y Eliminar (papelera) |
Formulario de importación de pedido
El botón Import Order Form carga un formulario de pedido del proveedor y crea el registro de contrato correspondiente a partir de él — úselo para registrar un acuerdo firmado sin tener que volver a introducir manualmente los términos comerciales.
Agregar contrato
El botón Add Contract abre un cuadro de diálogo Crear contrato. El cuadro de diálogo comienza con la carga de un formulario de pedido y solicita únicamente los dos campos necesarios para crear el registro.
| Campo | Notas |
|---|---|
| Upload Order Form (PDF) to auto-fill | Zona de arrastre — extrae los detalles del contrato y los grupos de consumo del formulario de pedido. Rellene los campos manualmente si no dispone de un PDF |
| Contract Name | Obligatorio — nombre de visualización |
| Contract Type | Cómo se creó el registro; Manual para un contrato introducido manualmente |
Save crea el registro. Los términos comerciales — proveedor, fechas, valores, condiciones de pago — se extraen del formulario de pedido cargado o se añaden posteriormente mediante la acción Editar (lápiz) de la fila.
Nota: Los contratos también llegan aquí sin haber sido creados manualmente. La aprobación de un título en Software Classification genera un borrador de contrato para la empresa activa.
Buenas prácticas
- Establezca
Renewal Dateentre 60 y 90 días antes deEnd Datepara que el motor de Alerts tenga margen suficiente para que el departamento de compras pueda actuar. - Mantenga
Annual Valueactualizado incluso en contratos plurianuales — los resúmenes deAnnual SpendyCost Managementdel panel utilizan este campo directamente. - Vincule cada licencia en la página Licenses a un contrato en cuanto este esté firmado — las licencias huérfanas distorsionan el historial de auditoría.
- Use
Auto Renew = falseen los contratos que tenga intención de renegociar o reemplazar, para que aparezcan en el flujo de alertas de renovación en lugar de renovarse automáticamente.
Páginas relacionadas
- Licenses — Registros de licencias regidos por estos contratos
- Compliance — Alertas de licencias próximas a vencer impulsadas por las fechas de renovación de contratos
- Alerts — Notificaciones de renovación y vencimiento
- Cost Management — Valor anual agrupado por proveedor y categoría