Gestión de Costos
La página Cost Management consolida cada costo anual de licencias en métricas de gasto por período con cinco vistas en pestañas. Tres mosaicos KPI muestran el gasto YTD, MTD y el costo total anual de licencias; las pestañas ofrecen cortes de los mismos datos por proveedor, categoría, departamento y una banda de previsión.
Mosaicos KPI
- YTD Spend — Gasto en software acumulado en el año para la empresa activa
- MTD Spend — Gasto acumulado en el mes
- Annual License Cost — Suma de
annual_costen todas las licencias activas
Resumen
La pestaña predeterminada. Un gráfico de línea con la tendencia de gasto de los últimos 12 meses, la misma serie que se muestra en el Dashboard. Pase el cursor para ver el valor en dólares de cada mes e identificar los meses de regularización que se desvían de la línea base.
Por Proveedor
Un gráfico circular a la izquierda y una tabla ordenada por proveedor a la derecha.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Vendor | Editor (p. ej. Microsoft, Salesforce, HubSpot) |
| Licenses | Número de registros de licencias vinculados a este proveedor |
| Total Spend | Suma del costo anual de las licencias de este proveedor |
| % of Total | Participación del proveedor en el gasto anual total |
Los proveedores con 0 licenses y $0 suelen aparecer cuando existe un contrato pero todavía no se le han vinculado licencias. Revise estos casos en la página Contracts para realizar la limpieza correspondiente.
Por Categoría
Un gráfico circular y una tabla que agrupan el gasto por categoría — SaaS, IaaS, desktop, etc. — utilizando el campo Category del Software Catalog.
Por Departamento
Un gráfico de barras que agrupa el gasto por departamento de empleado, basado en las asignaciones de empleados. Utilícelo para gestionar la imputación de costos por departamento. El gráfico se completa únicamente cuando los empleados tienen definido el campo department (sincronizado desde Azure AD Sync o mantenido en Employee Directory).
Previsión
Una banda de previsión que proyecta los próximos 12 meses de gasto en función del registro de contratos actual, las fechas de renovación y la tendencia histórica. La banda sombreada representa el intervalo de confianza superior e inferior; la línea central corresponde al gasto esperado.
Mejores Prácticas
- Compare
YTD Spendcon el mismo período del año anterior para detectar incrementos no controlados: un YTD que supere al año anterior en más de un 10 % generalmente indica TI en la sombra no catalogada. - Utilice
By Vendorpara preparar con anticipación las negociaciones de renovación: los proveedores con mayor participación en el gasto son las conversaciones de mayor apalancamiento. - Revise
By Departmenttrimestralmente con finanzas: los grandes desequilibrios entre departamento y gasto suelen apuntar a TI en la sombra o licencias sin usar. - Utilice
Forecast60 días antes del cierre del ejercicio fiscal para modelar escenarios de regularización y solicitudes de presupuesto para el siguiente ciclo.