Flujos de Trabajo

Los Flujos de Trabajo automatizan los procesos ITSM rutinarios, reduciendo la intervención manual y garantizando una prestación de servicios coherente. BEAK ITSM incluye un conjunto de definiciones de flujos de trabajo predefinidos que cubren los procesos ITIL más comunes, y admite la creación de flujos de trabajo totalmente personalizados adaptados a los requisitos de su organización. La página Flujos de Trabajo muestra todas las definiciones de flujos de trabajo como tarjetas, con un contador en el encabezado del total de definiciones y un botón Crear Flujo de Trabajo.

Tarjetas de Flujos de Trabajo

Cada flujo de trabajo se muestra como una tarjeta que resume su configuración de un vistazo:

Nombre — El nombre visible del flujo de trabajo.
Estado — Draft o Active.
Descripción — Un breve resumen de lo que hace el flujo de trabajo, o "No description" cuando no se ha definido ninguna.
Número de nodos — La cantidad de nodos en el flujo de trabajo (por ejemplo, "6 nodes"). Los flujos de trabajo se construyen como grafos visuales basados en nodos.
Disparador — El evento que activa el flujo de trabajo (consulte Tipos de Disparadores más adelante).

Definiciones de Flujos de Trabajo

BEAK ITSM incluye definiciones de flujos de trabajo predefinidos, entre ellos:

Incident Auto-Assignment — Asigna automáticamente los incidentes al equipo o agente apropiado según la categoría, la severidad o las reglas del espacio de trabajo.
Service Request Approval — Enruta las solicitudes de servicio a través de una o más cadenas de aprobación antes de que comience la ejecución.
Change Advisory Board Review — Activa un flujo de trabajo de revisión del CAB cuando el estado de una solicitud de cambio cambia, garantizando que los controles de gobernanza se apliquen a todos los registros de cambios.
Problem Escalation Timer — Escala los problemas que permanecen sin resolver más allá de un umbral de tiempo configurable, notificando automáticamente a los niveles de soporte superiores.
SLA Breach Notification — Envía alertas a agentes y responsables cuando los tickets se aproximan o superan sus objetivos de SLA, permitiendo una intervención proactiva.
Asset Onboarding — Automatiza el proceso de incorporación de nuevos activos, incluyendo notificaciones, asignación y cumplimentación de campos.
New Resource onboarding — Automatiza los pasos de incorporación cuando se añade un nuevo recurso a la organización.
Add notes — Añade notas a un registro como parte de un proceso automatizado.
QA Test - Incident Correlation Probe — Un flujo de trabajo de prueba utilizado para validar el comportamiento de correlación de incidentes.

Nota: Los flujos de trabajo predefinidos están en estado Draft por defecto y no se ejecutarán hasta que se configuren como Active. Navegue a Flujos de Trabajo desde la barra lateral izquierda y establezca cada flujo de trabajo como Active para habilitarlo.

Instancias de Flujos de Trabajo

La sección Workflow Instances (accesible desde la barra lateral) muestra un registro de ejecución en tiempo real de todas las ejecuciones de flujos de trabajo. Cada registro de instancia muestra el nombre del flujo de trabajo, el registro contra el que se activó, la hora de activación y el estado de ejecución. Utilice esta vista para monitorear la actividad de los flujos de trabajo y solucionar problemas en ejecuciones fallidas.

Creación de un Flujo de Trabajo

Para crear un flujo de trabajo personalizado:

Navegue a Flujos de Trabajo y haga clic en Crear Flujo de Trabajo.
Proporcione un Nombre y una Descripción para el flujo de trabajo.
Seleccione un Tipo de Disparador que determine cuándo se activa el flujo de trabajo (consulte Tipos de Disparadores más adelante).
Defina las Condiciones — reglas lógicas que deben cumplirse para que el flujo de trabajo continúe (por ejemplo, prioridad igual a Critico, o categoría igual a Red).
Defina las Acciones — los pasos que ejecuta el flujo de trabajo cuando se cumplen las condiciones, como asignar un ticket, enviar una notificación o actualizar un campo.

Cada flujo de trabajo se representa como un diagrama de flujo basado en nodos. Los nodos se conectan en secuencia, y se puede aplicar lógica de ramificación mediante nodos de condición.

Estados de los Flujos de Trabajo

El estado de un flujo de trabajo se muestra en su tarjeta como uno de los siguientes:

Draft — El flujo de trabajo está siendo diseñado y aún no ha sido publicado. Los borradores no se ejecutan contra registros activos.
Active — El flujo de trabajo está publicado y se ejecutará cada vez que se cumplan sus condiciones de activación.

Tipos de Disparadores

Cada tarjeta de flujo de trabajo muestra su disparador. Los disparadores disponibles son:

Disparador	Descripción
On Create	Se activa cuando se crea un nuevo registro en el sistema
On Update	Se activa cuando se actualiza cualquier campo de un registro existente
On Status Change	Se activa cuando el campo de estado de un registro cambia a un nuevo valor

Nota: Un único flujo de trabajo solo puede tener un tipo de disparador. Para cubrir múltiples escenarios de activación para el mismo proceso, cree definiciones de flujos de trabajo separadas y vincúlelas por convención de nomenclatura.

Tarjetas de Flujos de Trabajo​

Definiciones de Flujos de Trabajo​

Instancias de Flujos de Trabajo​

Creación de un Flujo de Trabajo​

Estados de los Flujos de Trabajo​

Tipos de Disparadores​

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