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Informes

El módulo de Informes proporciona un centro centralizado para ver, enviar por correo electrónico y programar informes sobre todo su patrimonio de licencias de Microsoft 365. Nueve tipos de informes predefinidos cubren la asignación de licencias, tendencias de costos, análisis de uso, recomendaciones de optimización y resúmenes por ubicación — disponibles para visualización bajo demanda o entrega recurrente automatizada.

Pestañas de navegación​

Informes está organizado en dos pestañas:

  • EXPLORADOR DE INFORMES — Explore todos los tipos de informes disponibles, visualícelos bajo demanda, envíelos por correo electrónico o configure la entrega programada
  • INFORMES PROGRAMADOS — Administre los programas de informes existentes, vea las próximas fechas de entrega, edite los destinatarios y habilite o deshabilite los informes recurrentes

Tipos de informes​

El Explorador de Informes muestra nueve tarjetas de informes. Cada tarjeta incluye un botón Ver para generar el informe bajo demanda, un ícono de correo electrónico para enviar el informe de inmediato y un ícono de programación para configurar la entrega recurrente.

Resumen de Licencias​

Desglose a nivel de SKU de todo su inventario de licencias con los recuentos total, activo e inactivo, además del costo por SKU. Utilice este informe para comprender la composición de su patrimonio de licencias e identificar SKUs con altas tasas de inactividad.

Análisis de Costos​

Análisis del gasto mensual con el costo por SKU, la tendencia a lo largo del tiempo y el potencial de optimización. El informe de Análisis de Costos cuantifica el gasto actual junto con los ahorros proyectados para apoyar la planificación presupuestaria y los informes ejecutivos.

Resumen de Uso​

Métricas de uso a nivel de carga de trabajo en buzones de Exchange, almacenamiento de OneDrive y actividad de Microsoft Teams. Muestra los recuentos de usuarios activos frente al total para cada servicio con el fin de destacar las cargas de trabajo infrautilizadas.

Recomendaciones​

Vista consolidada de todas las recomendaciones de optimización, incluidas reducciones, actualizaciones y eliminaciones con estimaciones de ahorro por usuario. Utilice este informe para comunicar oportunidades de optimización a las partes interesadas con el impacto en costos cuantificado.

Usuarios Inactivos​

Lista todos los usuarios sin actividad detectada en los servicios de M365, incluidos los días desde la última actividad y el desperdicio de costos asociado. Este informe apoya los flujos de trabajo de recuperación de licencias al identificar candidatos para la eliminación de licencias.

Historial de Adquisiciones​

Realiza un seguimiento de todas las solicitudes de adquisición por estado con los costos y plazos asociados. Utilice este informe para auditar la actividad de compra de licencias, monitorear los flujos de aprobación y conciliar las adquisiciones con las asignaciones presupuestarias.

Resumen de Beneficios para Partners​

Seguimiento de los beneficios de Microsoft Partner Network (MPN), incluidas las suscripciones compradas frente a las de prueba, las tasas de utilización de beneficios y los ahorros realizados gracias a los descuentos para partners. Este informe ayuda a las organizaciones elegibles para MPN a maximizar sus beneficios como partners.

Resumen Ejecutivo​

Resumen de KPI de alto nivel y aspectos destacados de todas las áreas en un único informe. Diseñado para las partes interesadas de liderazgo y finanzas que necesitan una visión concisa del estado de las licencias, el gasto, los ahorros y el estado de cumplimiento sin tener que navegar por los módulos individuales.

Resumen de Ubicación​

Distribución de licencias y análisis de costos desglosados por país, ciudad y departamento. Este informe agrega los datos del módulo de Análisis de Ubicación en un formato compartible para gerentes regionales y líderes de unidades de negocio.

Visualización de un informe​

Para ver un informe bajo demanda:

  1. Vaya a la pestaña EXPLORADOR DE INFORMES
  2. Localice la tarjeta del informe deseado
  3. Haga clic en el botón Ver de la tarjeta del informe
  4. El informe se renderiza en el navegador con gráficos interactivos y tablas exportables

Nota: Los informes bajo demanda reflejan los datos sincronizados más recientes. Asegúrese de que la sincronización de datos esté actualizada antes de generar informes para revisión ejecutiva.

Envío de un informe por correo electrónico​

Para enviar un informe por correo electrónico:

  1. Haga clic en el ícono de correo electrónico de la tarjeta del informe deseado
  2. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
  3. Opcionalmente, personalice el asunto y el cuerpo del correo electrónico
  4. Haga clic en Enviar

El informe se genera y se entrega como archivo adjunto a los destinatarios especificados.

Programación de informes​

Para configurar la entrega recurrente de informes:

  1. Haga clic en el ícono de programación de la tarjeta del informe deseado
  2. Establezca la frecuencia de entrega (diaria, semanal, mensual)
  3. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
  4. Configure la hora de entrega preferida
  5. Haga clic en Guardar Programación

Los informes programados aparecen en la pestaña INFORMES PROGRAMADOS, donde pueden editarse, habilitarse o deshabilitarse.

Gestión de informes programados​

La pestaña INFORMES PROGRAMADOS muestra todos los programas de informes activos y pausados con los siguientes detalles:

  • Nombre del informe — El tipo de informe configurado para la entrega
  • Frecuencia — El intervalo de entrega recurrente (diario, semanal, mensual)
  • Destinatarios — Direcciones de correo electrónico que reciben el informe
  • Próxima entrega — La próxima fecha y hora de envío programada
  • Estado — Activo o Pausado
  • Acciones — Editar la programación, activar o desactivar, o eliminar la programación

Mejores prácticas​

  • Programe el Resumen Ejecutivo semanalmente — Envíe el Resumen Ejecutivo al liderazgo cada lunes para una visibilidad continua del estado de las licencias y el progreso en los ahorros
  • Use el informe de Usuarios Inactivos para la recuperación — Ejecute el informe de Usuarios Inactivos mensualmente y alimente los resultados en su flujo de trabajo de recuperación de licencias
  • Combine el Análisis de Costos con las adquisiciones — Revise el informe de Análisis de Costos antes de enviar nuevas solicitudes de adquisición para asegurarse de que las nuevas compras se alineen con las oportunidades de optimización
  • Distribuya el Resumen de Ubicación a los responsables regionales — Programe el Resumen de Ubicación para los jefes de departamento y los gerentes regionales para apoyar la imputación de costos y la asignación presupuestaria
  • Archive los informes — Descargue y archive los informes clave trimestralmente para el rastro de auditoría y la documentación de cumplimiento

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