Saltar al contenido principal

Optimización de Portafolio

La Optimización de Portafolio es el motor a nivel de tenant para la reducción de costos en Beak M365 License Optimizer. Combina la optimización de combinación de planes — modelando la mejor combinación de planes de Microsoft 365 para sus usuarios activos — con la detección de desperdicio de licencias en los puestos que ya ha adquirido. Mientras que la página de Recomendaciones presenta acciones por usuario, la Optimización de Portafolio responde a la pregunta: ¿cuál es la mayor reducción de costos disponible en este tenant, y qué se necesitaría para aprovecharla?

Métricas Principales​

Cuatro tarjetas de KPI resumen la oportunidad para el alcance actual del tenant.

  • Gasto mensual actual — Gasto total comprometido en licencias, junto con el número de usuarios activos en el alcance
  • Oportunidad mensual combinada — Ahorro mensual agregado si se ejecutan todos los cambios modelados, con la cifra anualizada
  • Ahorro real por combinación de planes — Ahorro atribuible únicamente al cambio de combinación de planes, con contabilización separada de las oportunidades de desapilamiento (consolidación de planes superpuestos en un usuario) y el número de clústeres y usuarios apilados involucrados
  • Desperdicio de licencias (adquiridas > utilizadas) — Costo de los puestos que han sido adquiridos pero no se consumen, con un recuento de señales de desperdicio distintas

Pestañas del Optimizador​

El optimizador está organizado en pestañas especializadas para que los administradores puedan investigar un factor de costo a la vez.

  • Plan-mix optimizer — Ejecute el optimizador principal y revise la combinación de planes propuesta
  • Waste signals — Analice en detalle los puestos adquiridos pero no utilizados y otros indicadores concretos de desperdicio
  • Quick wins — Las recomendaciones de mayor impacto y menor fricción, clasificadas por puntuación
  • What-if simulator — Modele el impacto financiero de cambios hipotéticos en planes, precios o plantilla antes de comprometerse
  • Renewals — Renovaciones de suscripción próximas donde se pueden aplicar cambios de combinación de planes en el punto de ruptura natural
  • Anomalies — Anomalías de costo o uso detectadas en comparación con la línea base histórica
  • Forecast — Gasto mensual proyectado y ahorros bajo el plan optimizado
  • Cost reconciliation — Cargue CSVs de costos facturados para conciliar el gasto previsto frente al real
  • Plan history — Registro de auditoría de cambios anteriores en la combinación de planes
  • Pricing quotes — Cotizaciones de precios de referencia utilizadas en el modelo de optimización

Ejecución del Optimizador​

El optimizador se ejecuta bajo demanda para evitar el recálculo de soluciones de gran escala en cada carga de página.

  1. Abra la pestaña Plan-mix optimizer
  2. Decida si mantener habilitada la opción Honour existing inventory — cuando está activada, el optimizador respeta los puestos ya adquiridos y propone una combinación que se ajuste a ese inventario antes de recomendar nuevas compras
  3. Haga clic en Generate plan
  4. El optimizador calcula la solución de combinación de planes; el resultado aparece en la pestaña y actualiza las métricas principales

Nota: Para tenants con varios miles de usuarios, el cálculo puede tardar varios minutos. La página muestra un aviso mientras el optimizador está en ejecución, y la acción Generate plan queda deshabilitada hasta que finalice.

Honour Existing Inventory​

La opción Honour existing inventory controla si el optimizador puede tomar los recuentos de puestos adquiridos como una restricción.

  • Activado (predeterminado) — El optimizador respeta lo que ya ha pagado y propone una combinación que consume el inventario existente antes de recomendar nuevas compras. Úselo para la optimización del día a día.
  • Desactivado — El optimizador ignora el inventario actual y propone la combinación de planes teóricamente óptima desde cero. Úselo para la planificación estratégica en el momento de la renovación, cuando esté dispuesto a retirar o reemplazar las suscripciones existentes.

Mejores Prácticas​

  • Comience con Quick wins — Cuando un tenant se incorpora por primera vez, la pestaña Quick Wins presenta las acciones de mayor impacto y menor riesgo. Aproveche estas antes de abordar la solución más amplia de combinación de planes
  • Vuelva a ejecutar después de cada sincronización — Los resultados de optimización dependen de los datos de usuarios, licencias y uso; vuelva a ejecutar el optimizador después de eventos de sincronización significativos para actualizar la combinación propuesta
  • Use Renewals para planificar los cambios — Los cambios de reducción de costos son más fáciles de aplicar en el punto de renovación natural de una suscripción. La pestaña Renewals señala los próximos puntos de ruptura para que los cambios puedan programarse en consecuencia
  • Concilie los costos mensualmente — Cargue CSVs facturados en la pestaña Cost reconciliation para que los indicadores de Forecast y Drift se mantengan precisos
  • Active o desactive Honour existing inventory de forma deliberada — Ejecútelo activado para la optimización dentro del ciclo y desactivado al planificar renovaciones, de modo que pueda comparar ambos escenarios

Páginas Relacionadas​