Detalles de Uso
La página Detalles de Uso proporciona datos granulares de consumo y actividad por usuario en los principales servicios de Microsoft 365. Utilice esta página para comprender cómo los usuarios individuales están utilizando Mailbox, OneDrive, Teams, SharePoint y Office Applications — identifique a los consumidores intensivos, detecte cuentas inactivas y tome decisiones informadas sobre el ajuste de licencias.
Tarjetas de Resumen de Servicio
Cinco tarjetas de resumen en la parte superior de la página muestran la proporción de usuarios activos respecto al total para cada servicio M365 rastreado:
- Mailbox — Usuarios activos/totales con actividad de buzón registrada
- OneDrive — Usuarios activos/totales con actividad de OneDrive registrada
- SharePoint — Usuarios activos/totales con actividad de SharePoint registrada
- Teams — Usuarios activos/totales con actividad de Teams registrada
- Office_apps — Usuarios activos/totales con actividad de aplicaciones de Office registrada
Estas tarjetas se actualizan según los datos de sincronización más recientes del tenant M365 conectado y proporcionan una visión instantánea de los niveles de uso en todos los servicios.
Pestañas de Servicio
Los datos de uso están organizados en tres pestañas específicas por servicio. Cada pestaña presenta una tabla dedicada con columnas relevantes para ese servicio.
Mailbox
La pestaña Mailbox muestra los datos de almacenamiento y actividad de correo electrónico de cada usuario.
Columnas de la Tabla
- User — El nombre para mostrar del usuario de M365
- Email — La dirección de correo electrónico principal o UPN del usuario
- Storage Used — La cantidad de almacenamiento de buzón consumido por el usuario
- Items — El número total de elementos (correos electrónicos, entradas de calendario, contactos) en el buzón del usuario
- Last Activity — La fecha de la actividad de buzón más reciente del usuario, como el envío o la recepción de correos electrónicos
Detalles Clave
La pestaña Mailbox ayuda a los administradores a identificar usuarios con un consumo de almacenamiento excesivo, usuarios que no han accedido a su buzón recientemente y cuentas que pueden ser candidatas para archivado o recuperación de licencias.
OneDrive
La pestaña OneDrive muestra el uso del almacenamiento en la nube y la actividad de archivos de cada usuario.
Columnas de la Tabla
- User — El nombre para mostrar del usuario de M365
- Email — La dirección de correo electrónico principal o UPN del usuario
- Storage Used — La cantidad de almacenamiento de OneDrive consumido por el usuario
- Files — El número total de archivos almacenados en el OneDrive del usuario
- Last Activity — La fecha de la actividad de OneDrive más reciente del usuario, como la carga, edición o uso compartido de archivos
Detalles Clave
La pestaña OneDrive proporciona visibilidad sobre los patrones de consumo de almacenamiento en la nube. Utilice estos datos para identificar usuarios con grandes volúmenes de almacenamiento, detectar cuentas de OneDrive inactivas y planificar la capacidad de almacenamiento de la organización.
Teams
La pestaña Teams muestra los datos de actividad de colaboración de cada usuario.
Columnas de la Tabla
- User — El nombre para mostrar del usuario de M365
- Email — La dirección de correo electrónico principal o UPN del usuario
- Chat Messages — El número de mensajes de chat enviados por el usuario
- Calls — El número de llamadas de Teams realizadas o recibidas por el usuario
- Meetings — El número de reuniones de Teams a las que asistió el usuario
- Last Activity — La fecha de la actividad de Teams más reciente del usuario
Detalles Clave
La pestaña Teams mide el nivel de participación activa en la colaboración. Los usuarios con poca o ninguna actividad en Teams a pesar de tener licencias que incluyen Teams pueden ser candidatos para una degradación de licencia a un plan que excluya Teams.
Seguimiento de SharePoint y Office Apps
Además de las tres pestañas de datos, las tarjetas de resumen rastrean dos servicios adicionales — SharePoint y Office_apps — proporcionando recuentos de actividad sin una tabla de detalles dedicada. Estas métricas alimentan el motor de recomendaciones para identificar usuarios con licencias premium que no muestran actividad en SharePoint ni en aplicaciones de Office de escritorio.
- SharePoint — Mide las visitas a sitios, las vistas de archivos y la actividad de colaboración en SharePoint Online
- Office_apps — Realiza un seguimiento de la activación y el uso de las aplicaciones de Office de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Los usuarios con cero actividad en SharePoint o Office_apps mientras tienen licencias E3 o E5 pueden aparecer como candidatos para degradación en el módulo de Recomendaciones.
Mejores Prácticas
- Revise las fechas de Last Activity en todas las pestañas para obtener una imagen completa del nivel de uso del usuario antes de tomar decisiones sobre licencias
- Cruce los datos de uso con las asignaciones de licencias para identificar usuarios que pagan por servicios que no usan activamente
- Utilice los datos de actividad de Teams como indicador de salud de la colaboración al evaluar niveles de licencia que incluyen Teams
- Supervise las tarjetas de resumen de SharePoint y Office_apps para identificar usuarios que pueden tener licencias premium que no están utilizando
- Supervise las tendencias de consumo de almacenamiento en Mailbox y OneDrive para anticipar las necesidades de capacidad y evitar límites de cuota
- Exporte los datos de uso para análisis sin conexión o para compartir con los responsables de departamento para su revisión
- Compruebe que el permiso Reports.Read.All está habilitado en la Configuración de M365 para garantizar informes de uso completos y precisos